Personvernerklæring

Kort fortalt

• Arkiflyt er et arbeidsverktøy for arkitektkontorer. Vi behandler opplysninger om deg for å gi deg en brukerkonto, sende deg varsler, holde tjenesten sikker og forstå hvordan den brukes.
• Det kontoret ditt legger inn i Arkiflyt – prosjekter, dokumenter, CV-er, nabomerknader – eier kontoret. Der er kontoret behandlingsansvarlig, og vi er databehandler etter en databehandleravtale.
• Nettsiden bruker ingen informasjonskapsler til statistikk og gir deg ingen varig ID. Appen sender ikke innholdet ditt til noe analyseverktøy.
• Vi selger ikke personopplysninger, og vi bruker ikke innholdet til å trene AI-modeller. Leverandørene våre får heller ikke gjøre det.
• Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere. Skriv til hello@arkiflyt.app. Du kan også klage til Datatilsynet.

Hvem som er behandlingsansvarlig

Arkiflyt AS, org.nr. 838 585 302, Liomveien 19A, 1362 Hosle, er behandlingsansvarlig for behandlingen som er beskrevet under «Når vi er behandlingsansvarlig». Kontakt: hello@arkiflyt.app. Vi har ikke personvernombud.

Når vi er behandlingsansvarlig

Når du besøker arkiflyt.app

Vi fører en enkel besøksstatistikk for å se hvilke sider som blir lest, og for å prøve ut ulike utforminger av forsiden mot hverandre.

• Hva: hvilken side du åpnet, hvor langt du rullet, hvilke seksjoner og knapper du kom til, språk, en grov størrelse på skjermen, nettstedet du kom fra (bare domenet), og hvilken variant av siden du fikk se.
• Hvordan vi unngår å kjenne deg igjen: Serveren vår lager en kode av IP-adressen og nettleserens kjennetegn sammen med en hemmelig verdi som byttes hvert døgn. Bare koden lagres, og den kan ikke knyttes til deg eller sammenlignes fra dag til dag. IP-adressen lagres ikke. Ingenting legges på enheten din, verken informasjonskapsler eller annet.
• Grunnlag: vår berettigede interesse i å forbedre nettsiden (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Du kan reservere deg nederst på denne siden.
• Hvor lenge: 180 dager. En kopi uten personprofil og uten stedsbestemmelse sendes fra serveren vår til analyseverktøyet PostHog i EU og slettes der etter 12 måneder.

Den offentlige demoen på demo.arkiflyt.app er en innspilt kopi med oppdiktede data. Den samler ikke inn opplysninger om deg.

Når du tar kontakt eller melder interesse

• Hva: navn, e-postadresse, firma og det du skriver til oss.
• Grunnlag: vår berettigede interesse i å svare deg, og tiltak før en avtale inngås når det er det du ber om (artikkel 6 nr. 1 bokstav f og b).
• Hvor lenge: så lenge dialogen pågår, og inntil 24 måneder etter siste kontakt.

Når du har en brukerkonto

• Hva: navn, e-postadresse, passord (lagret som en kryptografisk hash), eventuell tofaktornøkkel, profilbilde, språk, hvilke organisasjoner og prosjekter du er medlem av og med hvilken rolle, varslingsvalg, og invitasjoner du har sendt eller fått.
• Hvor vi har det fra: fra deg selv, eller fra den i organisasjonen din som inviterte deg.
• Grunnlag: Vi trenger opplysningene for å oppfylle avtalen med organisasjonen din. Overfor deg er grunnlaget vår berettigede interesse i å kunne gi deg tilgang og holde kontoen sikker (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Uten navn og e-postadresse kan du ikke bruke tjenesten.
• Hvor lenge: til kontoen slettes. Ber du om det, eller avslutter organisasjonen din avtalen, sletter vi kontoen innen 90 dager, med mindre du er medlem av en annen organisasjon.

Opplysninger du legger inn om deg selv som en del av arbeidet – CV, stillingsprosent, fødselsdag til den interne strømmen – hører til organisasjonens innhold. Se «Når vi er databehandler».

E-post fra tjenesten

Vi sender invitasjoner, varsler om det som skjer i prosjektene dine, påminnelser om uleste varsler og et ukentlig sammendrag fra den interne strømmen. Påminnelser og sammendrag kan du slå av i appen eller med lenken nederst i e-posten. Grunnlaget er vår berettigede interesse i å levere tjenesten slik organisasjonen din har bedt om. E-postleverandøren oppbevarer leveringslogger i inntil 30 dager.

Bruksstatistikk i appen

For å se hvilke deler av Arkiflyt som brukes, registrerer vi navngitte hendelser, som «søknad opprettet» og «anbud åpnet».

• Hva: hendelsens navn og tidspunkt, en tilfeldig ID for brukerkontoen din og for organisasjonen, og om du bruker nettleser eller skrivebordsappen. Ikke navn, ikke e-postadresse, ikke innhold, ikke hva knapper og felter heter. Vi tar ikke opp skjermen og registrerer ikke klikk automatisk.
• Lagring på enheten: ingen. Verktøyet (PostHog, driftet i EU) holder alt i minnet så lenge fanen er åpen.
• Grunnlag: vår berettigede interesse i å forbedre tjenesten (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Du kan slå det av under Profil i appen.
• Hvor lenge: 12 måneder.

Tilbakemeldinger og support

Når du sender oss en tilbakemelding fra appen, lagrer vi teksten, skjermbilder du legger ved, adressen til siden du var på, og nettleserens kjennetegn (user agent), slik at vi kan finne feilen. Grunnlaget er vår berettigede interesse i å rette feil og svare deg. Vi sletter saken senest 24 måneder etter at den er lukket.

Trenger vi å se det du ser for å hjelpe deg, kan navngitt personell hos oss åpne organisasjonen din i appen. Vedkommende vises da som et merket medlem i medlemslisten deres, og vi loggfører når tilgangen gis og fjernes. Det gjør vi bare for support og feilsøking.

Assistenten og Hjelp

Assistenten nederst til høyre i appen svarer på spørsmål, hjelper deg med hvordan Arkiflyt virker, og foreslår endringer som du godkjenner før noe skjer.

• Samtalene dine: Samtaler utenfor et prosjekt – på Hjem, under Ledelse og Folk, og når du åpner Hjelp – lagrer vi for deg, slik at du kan fortsette der du slapp. Vi lagrer også hvilken side du var på, og om du svarte at et svar hjalp. Samtaler inne i et prosjekt hører til prosjektet og er organisasjonens innhold (se «Når vi er databehandler»).
• Hvem som ser dem: bare du. Vi får en kopi av en samtale bare når du sender saken til oss, når du svarer at et svar ikke hjalp, eller når assistenten melder at en hjelpeartikkel mangler. Da leser vi samtalen for å hjelpe deg og for å gjøre hjelpen bedre. Sender assistenten en sak for deg, følger samtalen med saken (se «Tilbakemeldinger og support»).
• Det assistenten ser på kontoen din: For å svare på hvorfor noe ikke virker, kan den lese rollen din, medlemmene i organisasjonen, om AI er tilgjengelig, hvilke prosjekter i organisasjonen du har tilgang til og hvem som eier dem, og feilmeldinger du har fått. Innholdet i prosjekter du ikke har tilgang til, ser den ikke.
• Endringer du godkjenner: Når du godkjenner et forslag fra assistenten, loggfører vi hva som ble endret, av hvem og når, slik at endringen kan spores.
• Forslag assistenten tar opp selv: For at assistenten ikke skal gjenta seg, husker vi hvilke forslag du har fått, og om du takket ja eller nei. En type forslag du har slått av, husker vi til du slår den på igjen.
• Feilreferanser: Får du en feilmelding, lagrer vi feilkoden, referansen og hvilken forespørsel det gjaldt, slik at assistenten og vi kan slå den opp når du oppgir referansen.
• Grunnlag: vår berettigede interesse i å gi deg hjelp, rette feil og forbedre tjenesten (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Endringsloggen bygger også på organisasjonens behov for å se hvem som har endret hva.
• Hvor lenge: samtaler 12 måneder etter siste endring, også kopiene vi har fått; endringsloggen 24 måneder; forslagene du har fått 90 dager; feilreferanser 30 dager.

Sikkerhet, drift og regnskap

• Tekniske logger: tidspunkt, IP-adresse og hvilken forespørsel som ble gjort. E-postadresser skrives ikke til loggene. Brukes til feilsøking og til å stanse misbruk, og slettes etter inntil 30 dager. Grunnlag: berettiget interesse.
• AI-forbruk: For hvert kall til en AI-modell registrerer vi brukerkontoens ID, modell, volum og kostnad, men ikke innholdet. Det brukes til å avregne organisasjonens forbruk og avdekke misbruk. Grunnlag: berettiget interesse. Slettes etter 24 måneder.
• Fakturaer og betalinger: kontaktperson og fakturaopplysninger oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, slik bokføringsloven krever (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

Tjenester nettleseren din henter direkte

Kartet i appen hentes fra Kartverket, og fra OpenStreetMap dersom du velger det kartlaget. Adressesøket går til Kartverket. De får da IP-adressen din, kartutsnittet du ser på og det du søker etter, men ikke hvem du er hos oss.

Når vi er databehandler

Alt organisasjonen din legger inn i Arkiflyt, behandler vi på organisasjonens vegne og etter dens instrukser. Organisasjonen er behandlingsansvarlig, og databehandleravtalen regulerer forholdet. Det gjelder blant annet:

• CV-er, stillingsprosent, bemanning og det ansatte skriver i oppgaver, møter, ukesoppdateringer og den interne strømmen
• samtaler med assistenten inne i et prosjekt, som prosjektets medlemmer kan se
• naboer og andre parter i en varsling: navn, adresse, eiendom og merknadene de sender inn
• konsulenter og andre som får en opplastingslenke, og eksterne deltakere i møter
• personer som står i dokumenter, tegninger og modeller
• personer som står på kontorets egen nettside, når kontoret ber Arkiflyt gå gjennom den for å foreslå hvem som kan inviteres

Har du fått et nabovarsel eller en annen henvendelse fra et kontor som bruker Arkiflyt, er det kontoret du skal kontakte for innsyn, retting eller sletting. Skriver du til oss, sender vi henvendelsen videre til kontoret.

AI-modeller

Når en bruker ber Arkiflyt analysere eller skrive noe, sendes det aktuelle innholdet til en AI-modell hos Anthropic, Google eller OpenAI, gjennom formidleren OpenRouter. Forespørselen sier ikke hvilken bruker den kommer fra. Innholdet brukes ikke til å trene modeller, verken av oss eller av leverandørene. Leverandørene kan oppbevare forespørsler i en begrenset periode for å avdekke misbruk.

Denne behandlingen kan i dag skje utenfor EU/EØS, også i USA. Vi flytter den til EU når modellutvalget der holder samme nivå.

Arkiflyt treffer ingen avgjørelser om enkeltpersoner som bare bygger på automatisk behandling. AI-resultatene er utkast og forslag som en fagperson vurderer.

Hvem som får opplysningene

Vi bruker leverandører til drift, lagring, e-post, analyse og AI. De står, med formål og sted, på listen over underleverandører, og alle er bundet av databehandleravtaler. Ut over det utleverer vi bare opplysninger når loven pålegger oss det.

Overføring ut av EU/EØS

Database, filer, servere, e-post og analyse ligger i EU. Flere av leverandørene er likevel amerikanske selskaper, og AI-behandlingen kan skje i USA. Der opplysninger kan bli behandlet utenfor EU/EØS, bygger overføringen på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (artikkel 46 nr. 2 bokstav c) eller, for sertifiserte mottakere i USA, på Kommisjonens beslutning om EU–US Data Privacy Framework (artikkel 45). Skriv til oss om du vil ha en kopi av garantiene.

Informasjonskapsler og lagring på enheten din

• Nettsiden legger ingenting på enheten din. Unntaket er valget ditt dersom du reserverer deg mot besøksstatistikk nederst på denne siden; da husker nettleseren det.
• Appen lagrer innloggingen din, hvilken organisasjon du sist brukte, og valgene dine for språk og lyst eller mørkt tema. Når du er innlogget, settes også en informasjonskapsel uten personopplysninger (arkiflyt-authed), som lar nettsiden vise «Gå til appen» i stedet for «Logg inn». Alt dette er nødvendig for tjenesten du har bedt om, og krever derfor ikke samtykke.

Rettighetene dine

Du kan be om innsyn i opplysningene vi har om deg, få rettet det som er feil, få opplysninger slettet, få behandlingen begrenset, få opplysningene utlevert i et maskinlesbart format, og protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Skriv til hello@arkiflyt.app. Vi svarer uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager. Det koster ingenting.

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først.

Endringer

Erklæringen har versjonsnummer og dato. Vesentlige endringer varsler vi brukerne om på e-post før de trer i kraft.