Tjenestevilkår

1. Avtalen og partene

1.1. Disse vilkårene er avtalen mellom Arkiflyt AS, org.nr. 838 585 302 («Arkiflyt», «vi») og virksomheten som tar tjenesten i bruk («Kunden»). Tjenesten er laget for virksomheter og tilbys ikke til forbrukere.

1.2. Avtalen er inngått når en person med fullmakt til å binde Kunden opprettet organisasjonen i tjenesten eller på annen måte godtok vilkårene. Den som godtar, innestår for at fullmakten finnes.

1.3. Avtalen består av disse vilkårene, databehandleravtalen med listen over underleverandører, og det som er avtalt om pris og omfang i bestillingen. Ved motstrid går bestillingen foran vilkårene, og databehandleravtalen foran begge når det gjelder behandling av personopplysninger. Personvernerklæringen er informasjon og ikke en del av avtalen.

2. Tjenesten

2.1. Arkiflyt er en nettbasert tjeneste for arkitektkontorer, med tilhørende skrivebordsapp: prosjekter og dokumenter, byggesøknader og varslinger, kvalitetssikring, anbud og tilbud, CV-er, møter, oppgaver og planlegging, med AI-assistert analyse og utkast.

2.2. Vi utvikler tjenesten løpende og kan endre, legge til og fjerne funksjoner. Fjerner vi en funksjon Kunden er vesentlig avhengig av, varsler vi minst 30 dager i forveien, og Kunden kan da si opp etter punkt 13.2 med virkning fra endringen og få tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter.

2.3. Funksjoner merket som beta eller forhåndsvisning leveres som de er og kan endres eller fjernes uten varsel.

2.4. Faglig ansvar. Arkiflyt er et hjelpemiddel. Forslag, utkast, sjekklister, regelverksutdrag og vurderinger fra tjenesten, også de som er laget med AI, skal kontrolleres av en fagperson før de brukes. Kunden har det faglige ansvaret for det Kunden sender til oppdragsgivere, naboer og myndigheter, og for at kravene i plan- og bygningsloven med forskrifter er oppfylt. Regelverk og kommunale krav som tjenesten gjengir, er hentet fra offentlige kilder og kan være ufullstendige eller foreldet.

3. Brukere og tilgang

3.1. Kunden bestemmer hvem som får brukerkonto og hvilken rolle de har, og svarer for det brukerne gjør i tjenesten. Kontoer er personlige og skal ikke deles.

3.2. Kunden skal sørge for at brukerne holder innloggingen sin hemmelig, og varsle oss uten ugrunnet opphold ved mistanke om uautorisert tilgang.

3.3. Den som deler en lenke fra tjenesten, for eksempel en opplastingslenke til en konsulent eller en fremdriftsplan, gir mottakeren den tilgangen lenken beskriver. Kunden svarer for hvem lenkene deles med, og kan trekke dem tilbake.

4. Kundens innhold

4.1. Kunden eier sitt innhold. Alt Kunden og Kundens brukere legger inn i tjenesten, og det tjenesten lager på grunnlag av det, tilhører Kunden. Avtalen overfører ingen rettigheter til innholdet til oss.

4.2. Vår bruksrett er begrenset til å drive tjenesten. Vi kan lagre, kopiere, vise og behandle innholdet i den utstrekning det er nødvendig for å levere tjenesten til Kunden, sikre den og rette feil. Vi bruker ikke innholdet til noe annet.

4.3. Ingen trening. Vi trener ikke AI-modeller på Kundens innhold, og vi tillater ikke at underleverandørene våre gjør det.

4.4. Vi ser bare på Kundens innhold når det er nødvendig for drift, feilsøking eller support, eller når loven pålegger oss det.

4.5. Kunden svarer for at innholdet er lovlig, at Kunden har rett til å bruke det, og at det finnes et behandlingsgrunnlag for personopplysningene Kunden legger inn, også om naboer og andre som ikke selv er brukere.

4.6. Statistikk som ikke kan knyttes til Kunden eller til enkeltpersoner, for eksempel hvor mange som bruker en funksjon, kan vi bruke til å forbedre tjenesten.

5. Akseptabel bruk

Kunden skal ikke bruke tjenesten til noe ulovlig, laste opp skadelig kode, forsøke å skaffe seg tilgang til andres data, omgå tekniske begrensninger, hente ut data maskinelt på en måte som belaster tjenesten urimelig, eller videreselge tjenesten. Tjenesten er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger, som helseopplysninger, eller for fødselsnummer.

6. AI-funksjoner

6.1. AI-funksjonene kjører på modeller fra leverandørene som står på listen over underleverandører. Hvor behandlingen skjer, og på hvilket grunnlag opplysninger overføres ut av EU/EØS, står i databehandleravtalen vedlegg C.6.

6.2. AI-bruk avregnes mot organisasjonens AI-saldo slik det til enhver tid fremgår i tjenesten. Når saldoen er brukt opp, stopper AI-funksjonene til den er fylt på. Resten av tjenesten virker som før.

6.3. Legger Kunden inn sin egen nøkkel hos en AI-formidler, går kallene på Kundens eget kundeforhold hos formidleren, og Kundens avtale med formidleren gjelder for dem.

7. Pris og betaling

7.1. Pris og omfang følger av bestillingen. Alle priser er uten merverdiavgift.

7.2. Vi fakturerer forskuddsvis for den avtalte perioden, med 14 dagers betalingsfrist. Ved forsinket betaling påløper forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven.

7.3. Vi kan endre prisene med 60 dagers varsel, med virkning fra neste avtaleperiode. Kunden kan si opp før endringen trer i kraft.

7.4. Er en faktura ikke betalt 30 dager etter forfall og etter skriftlig purring, kan vi stenge tilgangen til den er betalt. Innholdet slettes ikke av den grunn.

8. Tilgjengelighet og support

8.1. Vi arbeider for at tjenesten skal være tilgjengelig hele døgnet, men garanterer ikke en bestemt oppetid. Planlagt vedlikehold som gjør tjenesten utilgjengelig, varsler vi på forhånd og legger så langt mulig utenom vanlig arbeidstid.

8.2. Support gis på e-post til hello@arkiflyt.app og gjennom tilbakemeldingsfunksjonen i appen, på virkedager.

8.3. Databasen sikkerhetskopieres daglig. Sikkerhetskopiene er til for å gjenopprette tjenesten etter en hendelse, ikke for å hente tilbake enkeltfiler Kunden selv har slettet.

9. Personvern

9.1. For personopplysninger i Kundens innhold er Kunden behandlingsansvarlig og vi databehandler. Databehandleravtalen er en del av avtalen og inngås ved at Kunden godtar disse vilkårene. Det kreves ingen egen underskrift. Kunder som trenger et signert eksemplar, får det ved å skrive til oss.

9.2. For opplysninger vi trenger for å administrere brukerkonti og kundeforholdet, sikre tjenesten, fakturere og føre bruksstatistikk, er vi selv behandlingsansvarlig. Det er beskrevet i personvernerklæringen.

10. Underleverandører

10.1. Vi bruker underleverandører til drift, lagring, e-post, analyse og AI. Hvem de er, hva de gjør og hvor, står på listen over underleverandører.

10.2. Før vi tar i bruk en ny underleverandør eller bytter en ut, varsler vi Kundens administratorer på e-post minst 30 dager i forveien. Kunden kan motsette seg endringen. Finner vi ingen løsning, kan Kunden si opp med virkning fra endringen og få tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter. Kunden kan ikke kreve at tjenesten fortsetter med den gamle underleverandøren.

10.3. Vi svarer for underleverandørene som for oss selv.

11. Konfidensialitet

Partene skal holde hemmelig det de får vite om hverandres forretningsforhold og om Kundens innhold, og bare bruke det til å oppfylle avtalen. Plikten gjelder ikke det som er allment kjent, eller som en part må utlevere etter lov. Den gjelder også etter at avtalen er avsluttet.

12. Rettigheter til tjenesten

12.1. Vi og lisensgiverne våre har alle rettigheter til tjenesten, programvaren og dokumentasjonen. Kunden får en ikke-eksklusiv rett til å bruke tjenesten i egen virksomhet så lenge avtalen løper.

12.2. Forslag og tilbakemeldinger om tjenesten kan vi bruke fritt, uten vederlag.

12.3. Vi bruker ikke Kundens navn eller logo som referanse uten at Kunden har sagt ja.

13. Varighet og oppsigelse

13.1. Avtalen løper til den sies opp.

13.2. Kunden kan si opp når som helst, med virkning fra utløpet av perioden som er betalt.

13.3. Vi kan si opp med tre måneders skriftlig varsel. Forskuddsbetalt vederlag for tiden etter opphøret betales tilbake.

13.4. Hver av partene kan heve avtalen dersom den andre vesentlig misligholder den og ikke har rettet forholdet innen 30 dager etter skriftlig varsel.

13.5. Vi kan stenge en bruker eller organisasjon midlertidig når det er nødvendig for å avverge skade på tjenesten eller andre kunder, eller ved brudd på punkt 5. Vi varsler så snart som mulig og åpner igjen når forholdet er ryddet opp i.

14. Når avtalen avsluttes: eksport og sletting

14.1. I 30 dager etter opphøret kan Kunden be om å få innholdet sitt utlevert i et vanlig, maskinlesbart format: dokumentene slik de ble lastet opp, og strukturerte data som JSON eller CSV. Én utlevering er inkludert i prisen.

14.2. Deretter sletter vi Kundens innhold, senest 90 dager etter opphøret, og sikkerhetskopiene senest 30 dager etter det. Vi bekrefter slettingen skriftlig. Det vi etter lov må oppbevare, som regnskapsmateriale, er unntatt.

14.3. Kunden kan be om utlevering også mens avtalen løper.

15. Ansvar

15.1. En part som misligholder avtalen, svarer for det direkte tapet den andre parten lider som følge av det.

15.2. Ingen av partene svarer for indirekte tap, som tapt fortjeneste, tapte besparelser, tap som følge av driftsavbrudd og krav fra tredjeparter, med unntak av krav som skyldes brudd på punkt 4 eller 11.

15.3. En parts samlede ansvar i et kalenderår er begrenset til det Kunden har betalt for tjenesten de siste tolv månedene før tapet oppsto.

15.4. Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet. De begrenser heller ikke det ansvaret en part har overfor de registrerte og tilsynsmyndighetene etter personvernforordningen.

16. Force majeure

En part er ikke ansvarlig for forhold utenfor partens kontroll som den ikke med rimelighet kunne forutse eller overvinne, som omfattende utfall hos nett- eller driftsleverandører, myndighetspålegg, krig og naturhendelser. Parten skal varsle den andre uten ugrunnet opphold. Varer hindringen mer enn 60 dager, kan hver av partene si opp med øyeblikkelig virkning.

17. Endringer i vilkårene

17.1. Vilkårene har versjonsnummer og dato. Endringer varsler vi Kundens administratorer om på e-post minst 30 dager før de trer i kraft.

17.2. Er en endring til ulempe for Kunden, kan Kunden si opp med virkning fra endringen og få tilbake forskuddsbetalt vederlag for tiden etter. Bruker Kunden tjenesten etter at endringen har trådt i kraft, er den godtatt.

17.3. Rettelser av språk og endringer som bare gjelder nye funksjoner, kan vi gjøre uten varsel.

18. Overdragelse

Vi kan overdra avtalen til et selskap i samme konsern eller til den som overtar virksomheten tjenesten er en del av, og varsler da Kunden. Kunden kan overdra avtalen med vårt skriftlige samtykke, som ikke skal nektes uten saklig grunn.

19. Lovvalg og verneting

Avtalen er underlagt norsk rett. Tvister som ikke løses ved forhandlinger, avgjøres av de alminnelige domstolene med Oslo tingrett som verneting.

20. Kontakt

Arkiflyt AS, Liomveien 19A, 1362 Hosle. E-post: hello@arkiflyt.app.